Wenn Sie in SupplyOn eInvoicing Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail versenden wollen, muss der entsprechende Kunde akzeptieren, dass Ihr Unternehmen diese Option nutzen kann.
HINWEIS: Verwenden Sie den E-Mail Versand erst, wenn das Hochladen von PDF Rechnungen stabil läuft, denn es werden die gleichen Prüfroutinen durchlaufen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie eine E-Mail mit einer PDF-Datei an SupplyOn eInvoicing adressieren und versenden können. Dafür benötigen wir Kunde, Lieferant und PDF-Layout IDs entweder im Betreff oder in der E-Mail-Adresse. Sie können beide Arten der Adressierung verwenden und jederzeit wechseln.
Beispiel Betreff:
BO: BFAG, BY: DE01, SE: 999022004, LO: 220200,
Beispiel E-Mail Adresse:
BFAG#DE01#999022004#220200#pdf.invoice@einvoicing.supplyon.com
Erläuterung der Variablen:
BO: BFAG => Customer's organization code
BY: DE01 => Customer's plant code
SE: 999022004 => Supplier number at the customer
LO: 220200 => Layout / Mapping ID
- Variablen in der Betreffzeile:
Dazu generieren Sie einen E-Mail-Betreff mit den Variablen aus Kunden ("BO" und "BY"), Lieferanten ("SE") und dem PDF-Layout ("LO"). Wenn Sie die Variablen nicht kennen, können Sie diese in SupplyOn eInvoicing anzeigen lassen. Die PDF-Rechnung senden Sie an die E-Mail-Adresse pdf.invoice@einvoicing.supplyon.com. - Variablen in der E-Mail-Adresse:
Dazu generieren Sie eine E-Mail-Adresse mit den Variablen aus Kunden, Lieferanten, PDF-Layout und dem fixen Wert pdf.invoice@einvoicing.supplyon.com. Wenn Sie die Variablen nicht kennen, können Sie diese in SupplyOn eInvoicing anzeigen lassen. Die PDF-Rechnung senden Sie an die generierte E-Mail-Adresse.
Nutzen Sie den generierten E-Mail-Betreff oder die E-Mail-Adresse für jeden weiteren Rechnungsversand per E-Mail.