Auf der Grundlage der Formatbeschreibung, der CSV-Upload-Anleitung und Ihrer Musterrechnungen erstellt Ihre IT-Abteilung den CSV-Export aus Ihrem Rechnungssystem.
Aufbau der CSV-Datei
Die Struktur der CSV-Datei muss den Anforderungen von SupplyOn entsprechen.
- Die erste Zeile der CSV-Datei muss die SupplyOn-Feldnamen als Überschrift enthalten, getrennt durch ein Trennzeichen (";" oder ",") - siehe Regionalspezifische CSV-Dateistruktur.
Die Feldnamen müssen exakt mit den Namen in SupplyOn eInvoicing übereinstimmen. Sie können aus der Formatbeschreibung abgeleitet werden oder durch Verwendung einer heruntergeladenen CSV-Datei als Beispieldatei. Die Reihenfolge der Felder ist nicht relevant, muss aber für alle Zeilen der Datei konsistent sein, d.h. die folgenden Zeilen müssen die Felder in der gleichen Reihenfolge enthalten wie die erste Zeile.
- Alle Felder müssen durch ein Trennzeichen getrennt sein. Enthält der Feldwert ein Trennzeichen, muss das Feld mit Anführungszeichen versehen werden (z. B. "A,B,C").
- Feldnamen, die mit einer "1" im Namen enden, können bei Bedarf fortlaufend inkrementiert werden und sind daher innerhalb der CSV-Datei mehrfach verwendbar, z. B. "BuyerRefNumberType1, BuyerRefNumberType2, BuyerRefNumber1, BuyerRefNumber2, ....".(Ausnahmen: "...Name1", "...ID1")
- Die Spalte "max. Wiederholungen" in der Feldbeschreibung enthält die maximale Anzahl der erlaubten Wiederholungen ( Download csv Feldbeschreibung)
- Die Zahlen müssen fortlaufend sein. Ein Fehler tritt z.B. bei "BuyerRefNumber1, BuyerRefNumber3,..." oder BuyerRefNumber2 ohne das Feld BuyerRefNumber1 auf.
- Es gibt KEIN Trennzeichen (";" oder ",") nach dem letzten Feldnamen der CSV-Datei
- Am Ende der Kopfzeile darf sich nie ein Trennzeichen befinden.
- Alle anderen Zeilen dürfen nur dann ein Trennzeichen haben, wenn die letzte Spalte keine Daten enthält.
- Die CSV-Datei kann Daten aus einer oder mehreren Rechnungen oder Rechnungspositionen enthalten. Bei mehreren Rechnungspositionen müssen die Felder der Kopfebene in jeder Zeile enthalten sein.
- Die CSV-Datei muss in UTF-8 kodiert sein.
Länderspezifischer Aufbau und Formatierung der CSV-Datei
Hinweis: Damit die CSV-Datei fehlerfrei hochgeladen werden kann, müssen die länderspezifischen Einstellungen beachtet werden.
Zum Beispiel für Deutschland verwenden Sie:
- Für das Datum - tt.MM.jjjjj
- Dezimalstellen werden durch 'Komma' getrennt
- und als Trennzeichen wird 'Semikolon' verwendet
Das Trennzeichen, das Format der Nachkommastellen und das Format des Datums hängen vom Land des Benutzers ab. Die folgenden Unterschiede sollten beim Hochladen von CSV-Dateien beachtet werden:
| LAND | DATUMSFORMAT | DEZIMALTRENNZEICHEN | DELIMITER |
|---|---|---|---|
| AUSTRALIEN | t/mm/jjjj | . | , |
| ÖSTERREICH | tt.MM.jjjj | , | ; |
| BELGIEN | d/MM/jjjj | , | ; |
| BRASILIEN | tt/MM/jjjj> | , | ; |
| KANADA | tt/MM/jjjj | . | , |
| CHINA | jjjj/M/d | . | , |
| TSCHECHISCHE REP. | d.M.yyyy | , | ; |
| DÄNEMARK | tt-MM-jjjj | . | ; |
| FINNLAND | d.M.yyyy | , | ; |
| FRANKREICH | tt/MM/jjjj | , | ; |
| DEUTSCHLAND | tt.MM.jjjj | , | ; |
| HONGKONG | t/M/jjjj | . | , |
| UNGARN | jjjj.MM.tt | , | ; |
| IRLAND | tt/MM/jjjj | . | , |
| ITALIEN | tt/MM/jjjj | , | ; |
| JAPAN | JJJJ/MM/TT | . | , |
| NIEDERLANDE | d-M-jjjj | . | , |
| POLEN | jjjj-MM-dd | , | ; |
| PORTUGAL | tt-MM-jjjj | , | ; |
| RUMÄNIEN | tt.MM.jjjj | , | ; |
| SINGAPUR | t/MM/jjjj | . | , |
| SÜDAFRIKA | JJJJ/MM/TT | . | , |
| SPANIEN | tt/MM/jjjj | , | ; |
| SCHWEDEN | jjjj-MM-tt | , | ; |
| SCHWEIZ | tt.MM.jjjj | . | ; |
| U.S.A. | M/d/jjjj | . | , |
| VEREINIGTES KÖNIGREICH | tt/MM/jjjj | . | , |
Achtung! Das Land Ihres Nutzers wird mit der Länderformatierung Ihrer CSV-Datei verglichen.
Beispiel: Wenn Ihr Benutzer als "Country: United Kingdom", wird das englische Format erwartet und auch als Download freigegeben.
