Kann ich Rechnungen in meinem System erstellen und dann einfach eine PDF-Datei in SupplyOn eInvoicing hochladen oder per E-Mail versenden?

Wenn der Kunde einverstanden ist, können Sie Rechnungen als PDF-Datei in der SupplyOn-Anwendung hochladen und an Ihren Kunden übermitteln. Eine Voraussetzung dafür ist die Auswahl eines geeigneten PFD-Layouts. Eine Anpassung/Erweiterung des Rechnungslayouts kann erforderlich sein, wenn Sie manuelle Nacharbeiten vermeiden wollen (z.B. die Erfassung von Informationen, die der Kunde benötigt und die in Ihrem bisherigen Rechnungsformular nicht enthalten sind). Weitere Informationen zu PDF-Layout / Datenextraktion

Ich kann die PDF-Upload-Funktion in der eInvoicing-Anwendung nicht sehen. Kann ich den PDF-Upload bereits nutzen?

Nach Freigabe durch Ihren Kunden schalten wir die PDF-Upload-Funktion auf Wunsch für Ihr Unternehmen frei. Bitte senden Sie die Anfrage über das Kontaktformular an den SupplyOn Help Desk.

Was sind die Anforderungen an die PDF-Dateien?

Das System des Lieferanten muss eine Rechnung als PDF-Datei erstellen.

HINWEIS: Die meisten Systeme unterstützen die Erstellung von PDF-Dateien. Wenn das System des Lieferanten die Erstellung von PDF-Dateien nicht unterstützt, gibt es im Internet zahlreiche, kostenlos zu installierende PDF-Treiber. Nach dem Herunterladen und der Installation ermöglichen die PDF-Treiber das Drucken in PDF-Dateien auf dieselbe Weise, wie Sie es normalerweise mit einem Drucker tun würden.

Beispiele für PDF-Treiber sind:

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php

http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Die PDF-Dateien, die als Rechnungen oder andere Finanzdokumente hochgeladen werden, müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Die PDF-Dateien müssen im Textformat vorliegen. Es sind keine gescannten Dokumente möglich.
  Mit OCR (Optical Character Recognition) erzeugte Textdateien werden nicht empfohlen.
• Die PDF-Dateien dürfen nicht passwortgeschützt sein.
• Die Struktur der PDF-Dateien muss mit dem ausgewählten PDF-Layout übereinstimmen.
  → Siehe PDF-Layout / Datenextraktion
  Dies bedeutet:
  • Die Schreibweise der Labels in der PDF-Datei muss exakt mit der Schreibweise im verwendeten PDF-Layout übereinstimmen.
    Ein Label ist eine Phrase, die den Inhalt eines Feldes bezeichnet, z.B.:
    "Rechnungs-Nr.: 12345" ("Rechnungs-Nr." ist die Beschriftung).
  • Felder in der PDF-Datei ohne Beschriftung werden ignoriert.
  • Die Position der Felder in der PDF-Datei sollte so nah wie möglich an dem ausgewählten PDF-Muster liegen.
  • Wenn in der PDF-Datei eine Beschriftung verwendet wird, die nicht im PDF-Layout enthalten ist, wird sie ignoriert.
  • Layout-Elemente wie Rahmen und Linien werden ignoriert. Schriftart und -größe von Texten sind nicht relevant, solange sie nicht zu einer Diskrepanz zum allgemeinen Layout des PDF-Layouts führen (z. B. durch eine extrem große Schriftgröße).
  • Leer- und Satzzeichen werden ignoriert.
  • Die Sprache der Etiketten muss im gewählten PDF-Layout enthalten sein.
    
• In die PDF-Datei eingebettete Dateien werden ignoriert. (Rechnungsanhänge können separat hochgeladen werden.)
• Das Datums- und Zahlenformat muss in der gesamten PDF-Datei einheitlich verwendet werden.

• Der Inhalt der Rechnung muss mit den für den jeweiligen Kunden und das jeweilige Land konfigurierten Validierungsregeln übereinstimmen. (Wie bei der direkten Eingabe von Rechnungen in SupplyOn eInvoicing).

  Insbesondere müssen alle vom Kunden geforderten Felder in den PDF-Dateien enthalten sein. Andernfalls können Sie die fehlenden Informationen nach dem Hochladen der PDF-Dateien manuell nachtragen. Beachten Sie außerdem, dass bei Rechnungen, die sich auf eine Bestellung beziehen, einige Felder aus der Bestellung in der Rechnung den gleichen Wert haben müssen.