¿Puedo generar facturas en mi sistema y luego simplemente cargar un archivo PDF en SupplyOn eInvoicing o enviarlas por correo electrónico?

Si el cliente lo aprueba, puede cargar las facturas como archivos PDF en la aplicación SupplyOn y transferirlas a su cliente. Un requisito para ello es la selección de un diseño PFD adecuado. Puede ser necesaria una adaptación/ampliación del diseño de la factura si desea evitar la reelaboración manual (por ejemplo, la recopilación de información requerida por el cliente que no forma parte de su formulario de factura anterior). Más información sobre PDF layout / data extraction

No puedo ver la función de carga de PDF en la aplicación de facturación electrónica. ¿Puedo utilizar ya la carga de PDF?

Si su cliente lo aprueba, activaremos la función de carga de PDF a petición para su empresa. Por favor, envíe la solicitud al servicio de ayuda de SupplyOn a través del formulario de contacto.

¿Cuáles son los requisitos de los archivos PDF?

El sistema del proveedor debe crear una factura en formato PDF.

NOTA: La mayoría de los sistemas admiten la generación de archivos PDF. Si el sistema del proveedor no admite la generación de archivos PDF, existen en Internet numerosos controladores PDF de instalación gratuita. Una vez descargados e instalados, los controladores de PDF permiten imprimir en archivos PDF del mismo modo que se imprime en una impresora.

Algunos ejemplos de controladores PDF son

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php

http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Los archivos PDF cargados como facturas u otros documentos financieros deben cumplir los siguientes requisitos:

• Los archivos PDF deben estar en formato de texto. No se admiten documentos escaneados.
  No se recomiendan los archivos de texto generados mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
• Los archivos PDF no deben estar protegidos por contraseña.
• La estructura de los archivos PDF debe coincidir con el Diseño PDF seleccionado.
  → Consulte Diseño PDF / extracción de datos.
  Esto significa:
  • La ortografía de las etiquetas en el archivo PDF debe coincidir exactamente con la ortografía en el Diseño PDF utilizado.
    Una etiqueta es una frase que denota el contenido de un campo, p. ej:
    "Nº de factura: 12345" ("Nº de factura" es la etiqueta).
  • Los campos del archivo PDF sin etiqueta se ignoran.
  • La posición de los campos en el archivo PDF debe ser lo más parecida posible a la muestra PDF seleccionada.
  • Si en el archivo PDF se utiliza una etiqueta que no está contenida en la maqueta PDF, se ignora.
  • Los elementos de diseño como cuadros y líneas se ignoran. La fuente y el tamaño del texto no son relevantes, siempre que no provoquen una discrepancia con el diseño general del PDF (por ejemplo, debido a un tamaño de fuente extremadamente grande).
  • No se tienen en cuenta los espacios ni los caracteres de puntuación.
  • El idioma de las etiquetas debe incluirse en el diseño de PDF seleccionado.
    
• Se ignoran los archivos incrustados en el archivo PDF. (Los archivos adjuntos a la factura pueden cargarse por separado).
• La fecha y el formato numérico deben ser coherentes en todo el archivo PDF.

• El contenido de la factura debe coincidir con las reglas de validación configuradas para el cliente y el país en cuestión. (Igual que cuando se introducen facturas directamente en SupplyOn eInvoicing).

  Específicamente, todos los campos requeridos por el cliente deben estar incluidos en los archivos PDF. De lo contrario, puede añadir manualmente la información que falte después de cargar los archivos PDF. Además, tenga en cuenta que para las facturas que hacen referencia a una Orden de Compra, algunos campos contenidos en la Orden de Compra deben tener el mismo valor en la factura.