• N'utilisez la procédure PDF que si votre système crée automatiquement les factures au format PDF.
• Adresses : Les adresses contiennent-elles un pays ? Les adresses ont-elles des séparateurs clairs et uniques ?
  Si ce n'est pas le cas, modifiez les données de base utilisées pour votre facture et adoptez la mise en page de la facture.
  Pas correct : Nom - Rue 15 , 21235 Ville Pays
  Ok : Nom, Rue 15, 21235 Ville, Pays

REMARQUE : la plupart des systèmes permettent de générer des fichiers PDF. Si le système du fournisseur ne prend pas en charge la génération de fichiers PDF, il existe de nombreux pilotes PDF gratuits à installer sur l'internet. Une fois téléchargés et installés, les pilotes PDF vous permettent d'imprimer des fichiers PDF de la même manière que vous le feriez avec une imprimante.

Voici quelques exemples de pilotes PDF

http://w ww.bullzip.com/products/pdf/info.php
http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Les fichiers PDF téléchargés en tant que factures ou autres documents financiers doivent répondre aux exigences suivantes :

• Les fichiers PDF doivent être au format texte. Les documents scannés ne sont pas autorisés.
  Les fichiers texte générés par OCR (Optical Character Recognition) ne sont pas recommandés.
• Les fichiers PDF ne doivent pas être protégés par un mot de passe.
• La structure des fichiers PDF doit correspondre à la mise en page PDF sélectionnée.
  → Voir Mise en page PDF
  Cela signifie que :
  • L'orthographe des étiquettes dans le fichier PDF doit correspondre exactement à l'orthographe de la présentation PDF utilisée.
    Un libellé est une phrase qui indique le contenu d'un champ, par exemple :
    "Numéro de facture : 12345" ("Numéro de facture" est l'étiquette).
  • Les champs du fichier PDF sans étiquette sont ignorés.
  • La position des champs dans le fichier PDF doit être aussi proche que possible de l'échantillon PDF sélectionné.
  • Si une étiquette est utilisée dans le fichier PDF alors qu'elle n'est pas contenue dans la mise en page du PDF, elle est ignorée.
  • Les éléments de mise en page tels que les boîtes et les lignes sont ignorés. La police et la taille du texte n'ont pas d'importance, pour autant qu'elles n'entraînent pas de divergence par rapport à la présentation générale du fichier PDF (par exemple, en raison d'une taille de police extrêmement grande).
  • Les espaces et les caractères de ponctuation sont ignorés.
  • La langue des étiquettes doit être incluse dans la présentation PDF sélectionnée.
    
• Les fichiers incorporés dans le fichier PDF sont ignorés. (Les pièces jointes aux factures peuvent être téléchargées séparément).
• La date et le format numérique doivent être utilisés de manière cohérente dans l'ensemble du fichier PDF.

• Le contenu de la facture doit correspondre aux règles de validation configurées pour le client et le pays concernés. (Comme lorsque vous saisissez les factures directement dans SupplyOn eInvoicing).

  Plus précisément, tous les champs requis par le client doivent être inclus dans les fichiers PDF. Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter manuellement les informations manquantes après avoir téléchargé les fichiers PDF. Notez également que pour les factures faisant référence à un bon de commande, certains champs contenus dans le bon de commande doivent avoir la même valeur dans la facture.