Puis-je générer des factures dans mon système et ensuite simplement télécharger un fichier PDF dans SupplyOn eInvoicing ou l'envoyer par e-mail? 

Si le client l'approuve, vous pouvez télécharger les factures sous forme de fichiers PDF dans l'application SupplyOn et les transférer à votre client. Pour ce faire, il est nécessaire de choisir un VFI adapté. Une adaptation/extension de la présentation de la facture peut s'avérer nécessaire si vous souhaitez éviter une retouche manuelle (par exemple, la collecte des informations requises par le client qui ne font pas partie de votre ancien formulaire de facture). Plus d'informations sur   Mise en page PDF/Extraction de données

Je n'arrive pas à voir la fonction de téléchargement PDF dans l'application eInvoicing. Puis-je déjà utiliser le téléchargement PDF? 

Si votre client l'approuve, nous activerons la fonction de téléchargement PDF sur demande pour votre entreprise. Veuillez envoyer votre demande au service d'assistance SupplyOn via le formulaire de contact.

Quelles sont les exigences pour les fichiers PDF?

REMARQUE: Veuillez utiliser le processus PDF uniquement si votre système crée automatiquement des factures sous forme de fichiers PDF.

Adresses : Les adresses contiennent-elles un pays ? Les adresses ont-elles des séparateurs clairs et uniques?
Si ce n'est pas le cas, modifiez les données de base utilisées pour votre facture et adoptez la structure de la facture.
Pas d'accord : Nom - Rue 15, 21235 Ville Pays
Ok : Nom, Rue 15, 21235 Ville, Pays

REMARQUE : La plupart des systèmes prennent en charge la génération de fichiers PDF. Si le système du fournisseur ne prend pas en charge la génération de fichiers PDF, il existe de nombreux pilotes PDF gratuits à installer sur Internet. Après le téléchargement et l'installation, les pilotes PDF vous permettent d'imprimer dans des fichiers PDF de la même manière que vous l'auriez fait avec une imprimante.

Exemples de pilotes PDF: 

http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php

http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

Les fichiers PDF téléchargés sous forme de factures ou d'autres documents financiers doivent répondre aux exigences suivantes:

• Les fichiers PDF doivent être au format texte. Aucun document numérisé n'est possible.
  Les fichiers texte générés par OCR (reconnaissance optique de caractères) ne sont pas recommandés.
• Les fichiers PDF ne doivent pas être protégés par mot de passe.
• La structure des fichiers PDF doit correspondre à la mise en page PDF sélectionnée.
  → Voir   les mises en page PDF
  Cela signifie:
  • L'orthographe des étiquettes dans le fichier PDF doit correspondre exactement à celle de la mise en page PDF utilisée.
    Une étiquette est une expression qui désigne le contenu d'un champ, par exemple:
    "Numéro de facture : 12345" ("Numéro de facture" est l'étiquette).
  • Les champs du fichier PDF sans étiquette sont ignorés.
  • La position des champs dans le fichier PDF doit être aussi proche que possible de l'échantillon PDF sélectionné.
  • Si une étiquette est utilisée dans le fichier PDF qui n'est pas contenue dans la mise en page PDF, elle est ignorée.
  • Les éléments de mise en page tels que les cases et les lignes sont ignorés. La police et la taille du texte ne sont pas pertinentes, à condition qu'elles n'entraînent pas d'incohérence par rapport à la mise en page générale du format PDF (par ex. en raison d'une taille de police extrêmement importante).
  • Les espaces et les signes de ponctuation sont ignorés.
  • La langue des étiquettes doit être incluse dans la mise en page PDF sélectionnée.
• Les fichiers incorporés dans le fichier PDF sont ignorés. (Les pièces jointes aux factures peuvent être téléchargées séparément.)
• La date et le format numérique doivent être utilisés de manière cohérente dans le fichier PDF.

• Le contenu de la facture doit correspondre aux règles de validation telles que configurées pour le client et le pays respectifs. (Même chose que lorsque vous saisissez des factures directement dans SupplyOn eInvoicing.)

  En particulier, tous les champs requis par le client doivent être inclus dans les fichiers PDF. Sinon, vous pouvez ajouter manuellement les informations manquantes après avoir téléchargé les fichiers PDF. Notez également que pour les factures faisant référence à un bon de commande, certains champs contenus dans le bon de commande doivent avoir la même valeur dans la facture.