Dans cette section, vous découvrirez les différentes options proposées par SupplyOn pour la gestion et le traitement de vos commandes.
Accès à votre commande
Vous recevrez un lien par e-mail pour chaque commande. Vous pouvez utiliser ces liens pour accéder à votre commande à tout moment et profiter de toutes les options disponibles, telles que le téléchargement d’un bon de commande PDF ou la confirmation de votre commande. Pour continuer, veuillez cliquer sur « Lien vers la commande » dans votre e-mail.
Remarque: dans la variante « Accès par e-mail », il n’y a pas de vue d’ensemble de vos commandes reçues; vous devez donc toujours conserver les e-mails contenant le lien vers la commande correspondante!
Saisissez le mot de passe que vous avez créé lors de votre première inscription après avoir cliqué sur le bouton figurant dans l’e-mail, puis cliquez sur « Se connecter ». Vous verrez alors s’afficher un aperçu de votre commande.
Vérifier les données de la commande
Vous verrez toutes les informations pertinentes concernant la commande et tous les postes dans l’onglet « Postes »:
- Articles
- Descriptions des articles
- Détails des lignes de commande
- Suppléments et remises
- Lignes de planification
- Réponse du fournisseur
Pour obtenir une vue d’ensemble des données pertinentes relatives à la commande, ouvrez celle-ci, puis cliquez sur l’onglet « Détails de l’en-tête »:
Vous y trouverez en un coup d’œil:
- Dates
- Référence et instructions
- Liens
- Statut de la livraison et de la facture
- Montants et devises
Vous pouvez obtenir un aperçu des coordonnées en cliquant sur l'onglet « Parties ». Vous y trouverez les coordonnées:
- …du client
- …du destinataire
- et vos propres coordonnées en tant que fournisseur
Vous pouvez obtenir un aperçu des pièces jointes pertinentes de votre client en ouvrant l’onglet « Pièces jointes ». Vous pouvez y télécharger des pièces jointes et en envoyer à votre client.
- Télécharger et envoyer des pièces jointes
- Supprimer des pièces jointes (uniquement les vôtres)
Référence fournisseur
Le champ « Référence fournisseur » est un champ de référence individuel dans lequel vous devez saisir votre propre numéro de commande ou de demande. Cette saisie vous aidera, vous et votre client, à faire correspondre la commande.
Confirmer une commande
- Ouvrez la commande via le lien figurant dans l’e-mail. Après l’avoir vérifiée, cliquez sur « Confirmer telle quelle », saisissez la référence fournisseur, puis cliquez sur « Enregistrer et envoyer ». Tant qu’une modification de commande n’a pas été confirmée, les données du bon de commande ne peuvent pas être transférées vers la facture.
- Vous pouvez également confirmer une commande en y apportant des modifications. Ouvrez la commande et sélectionnez « Répondre avec des modifications ». Vous pouvez alors modifier les données suivantes:
- Date de livraison
- Quantité livrée
- Prix par unité de prix
- Vous pouvez également fractionner la livraison en définissant différentes dates de livraison pour des quantités partielles. Si vous cliquez sur « Fractionner la livraison », un champ de saisie permettant de choisir une autre date de livraison et la quantité partielle correspondante s’ouvre. Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que vous le souhaitez. Les lignes ajoutées peuvent également être supprimées à tout moment en cliquant sur le bouton « Supprimer ».
- Saisissez ensuite votre référence fournisseur et cliquez sur « Enregistrer et envoyer ».
- Votre client reçoit alors votre confirmation par voie électronique via SupplyOn . Pour que vos modifications soient prises en compte, votre client doit envoyer une modification de commande. Vous devez également confirmer cette modification de commande. Tant qu’une modification de commande n’a pas été confirmée, les données du bon de commande ne peuvent pas être transférées vers la facture.
Statut de confirmation de la commande
En tant que fournisseur, vous n’avez pas encore confirmé votre commande. Le statut actuel de la commande est « Aucune réponse ».
- Si vous avez confirmé votre commande telle quelle, le statut passera à « confirmée ».
- Si vous avez confirmé votre commande avec des modifications, le statut passera à « modifiée ».
Dans les deux cas, la confirmation sera transmise directement à votre client. Lorsque votre client envoie une modification de la commande, la couleur du statut passe au rouge.
Modification de la commande par votre client
Si votre client vous envoie une modification de commande, celle-ci est signalée dans la colonne « Statut ».
Les modifications de commande sont signalées par:
- le statut « modifié », surligné en rouge – cela indique généralement que la commande a été modifiée
- des points d’exclamation verts qui indiquent les modifications en détail
En général, il existe deux raisons pour lesquelles votre client vous envoie une modification de commande:
- Votre client a des modifications tardives concernant une commande qui a déjà été envoyée: vous avez confirmé la commande avec les modifications
- Si votre client souhaite modifier ultérieurement le prix, la quantité ou la date de livraison, vous recevez une modification de commande: si vous avez confirmé une commande avec des modifications, votre client envoie une commande modifiée.
Il existe deux façons de confirmer la modification de commande: telle quelle ou avec des modifications. Tant qu’une modification de commande n’a pas été confirmée, les données du bon de commande ne peuvent pas être transférées vers la facture.
Impression, enregistrement et téléchargement d’une commande
Cette section contient les options pertinentes pour la documentation et l’archivage des bons de commande.
Une fois la commande ouverte, vous avez la possibilité de l'imprimer.
Un aperçu d'impression de la commande s'affiche et vous pouvez l'imprimer immédiatement ou l'enregistrer sous forme de fichi PDF . Une fois la commande ouverte, vous avez la possibilité de la télécharger.
La commande est alors disponible au téléchargement sous forme de fichier CSV.
Partage d’accès
Grâce au bouton « Accès partagé », vous pouvez accorder à un ou plusieurs collègues l'accès à cette commande. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous êtes redirigé vers une page où vous pouvez saisir les prénoms et noms, adresses e-mail et numéros de téléphone de vos collègues.