In questa sezione scoprirai quali opzioni ti offre SupplyOn per la gestione e l'evasione dei tuoi ordini.
Accesso al tuo ordine
Per ogni ordine riceverai un link via e-mail. Puoi utilizzare questi link per accedere al tuo ordine in qualsiasi momento e usufruire di tutte le opzioni disponibili, come scaricare un PDF o confermare il tuo ordine. Per continuare, clicca su “Link all’ordine” nella tua e-mail.
Nota: nella variante “Accesso tramite e-mail” non è disponibile una panoramica generale degli ordini ricevuti, pertanto è consigliabile salvare sempre le e-mail contenenti il link all’ordine di acquisto corrispondente!
Dopo aver cliccato sul pulsante presente nell’e-mail, inserisci la password che hai creato al momento della registrazione e clicca su “Accedi”. Verrà visualizzata una panoramica del tuo ordine.
Verifica i dati dell’ordine
Nella scheda “Voci d’ordine” vedrai tutte le informazioni rilevanti relative all’ordine e tutte le voci d’ordine:
- Posizioni
- Descrizioni dei materiali
- Dettagli delle voci
- Sovrapprezzi e sconti
- Righe di pianificazione
- Risposta del fornitore
È possibile ottenere una panoramica dei dati rilevanti dell'ordine aprendo l'ordine e facendo clic sulla scheda "Dettagli intestazione":
Qui è possibile visualizzare a colpo d’occhio:
- Date
- Riferimento e istruzioni
- Collegamenti
- Stato della consegna e della fattura
- Valori e valute
È possibile ottenere una panoramica dei dati di contatto cliccando sulla scheda "Parti". Qui troverete i dati di contatto:
- …del cliente
- …del destinatario
- e i propri dati in qualità di fornitore
È possibile visualizzare una panoramica degli allegati rilevanti del cliente aprendo la scheda “Allegati”. Da lì è possibile scaricare allegati e caricarne di nuovi per il cliente.
- Scaricare e caricare allegati
- Eliminare allegati (solo i propri)
Riferimento del fornitore
Il campo “Riferimento fornitore” è un campo di riferimento individuale in cui devi inserire il tuo numero d’ordine o di richiesta. Questo dato aiuterà te e il tuo cliente a identificare l’ordine.
Conferma di un ordine
- Apri l’ordine tramite il link contenuto nell’e-mail. Dopo averlo verificato, clicca su “Conferma così com’è”, inserisci il riferimento del fornitore e clicca su “Salva e invia”. Finché non viene confermata una modifica all’ordine, i dati della bolla d’ordine non possono essere trasferiti alla fattura.
- È inoltre possibile confermare un ordine con delle modifiche. Apri l’ordine e seleziona “Rispondi con modifiche”. Qui potrai modificare i seguenti dati:
- Data di consegna
- Quantità di consegna
- Prezzo per unità di prezzo
- È inoltre possibile suddividere la consegna impostando date di consegna diverse per quantità parziali. Cliccando su "Suddividi consegna" si aprirà un campo opzionale per un'altra data di consegna e la corrispondente quantità parziale. È possibile ripetere questa procedura tutte le volte che si desidera. Le righe aggiunte possono essere eliminate in qualsiasi momento cliccando sul pulsante "Elimina".
- Successivamente, inserisci il tuo riferimento fornitore e clicca su "Salva e invia".
- Il cliente riceverà ora la conferma in formato elettronico tramite SupplyOn . Per attivare le variazioni, il cliente dovrà inviare una modifica dell’ordine. Anche questa modifica dovrà essere confermata. Finché la modifica dell’ordine non sarà stata confermata, i dati dell’ordine di acquisto non potranno essere trasferiti alla fattura.
Stato di conferma dell’ordine
In qualità di fornitore, non hai ancora confermato il tuo ordine. Lo stato attuale dell’ordine è “nessuna risposta”.
- Se hai confermato l’ordine così com’è, lo stato passerà a “confermato”.
- Se hai confermato l’ordine con delle modifiche, lo stato passerà a “modificato”.
In entrambi i casi, la conferma verrà trasmessa direttamente al cliente. Quando il cliente invia una modifica all’ordine, il colore dello stato diventerà rosso.
Modifica dell’ordine da parte del cliente
Se il tuo cliente ti invia una modifica all’ordine, le modifiche ti vengono segnalate nella colonna “Stato”.
Le modifiche all’ordine sono contrassegnate da:
- lo stato "modificato", evidenziato in rosso – indica generalmente che l’ordine è stato modificato
- punti esclamativi verdi che mostrano le modifiche in dettaglio
In generale, ci sono due motivi per cui il cliente invia una modifica all’ordine:
- Il cliente ha apportato modifiche tardive a un ordine già inviato: hai confermato l’ordine con le modifiche
- Se il cliente desidera successivamente modificare il prezzo, la quantità o la data di consegna, riceverai una modifica dell’ordine: Se hai confermato un ordine con le modifiche, il cliente invia un ordine modificato.
Esistono due modi per confermare la modifica dell’ordine: come richiesta o con ulteriori modifiche. Finché una modifica dell’ordine non è stata confermata, i dati dell’ordine di acquisto non possono essere trasferiti alla fattura.
Stampa, salvataggio e download di un ordine
Questa sezione contiene le opzioni relative alla documentazione e all’archiviazione degli ordini di acquisto.
All'interno dell'ordine aperto è possibile stamparlo.
Viene visualizzata una panoramica di stampa dell’ordine ed è possibile stamparlo immediatamente o salvarlo come file PDF . All’interno dell’ordine aperto è possibile scaricarlo.
Successivamente, l’ordine sarà disponibile per il download come file CSV.
Condivisione dell’accesso
Con il pulsante “Accesso condiviso”, è possibile concedere a uno o più colleghi l’accesso a questo ordine. Cliccando sul pulsante, si verrà reindirizzati a una pagina in cui è possibile inserire nome e cognome, indirizzi e-mail e numeri di telefono dei propri colleghi.