このセクションでは、 SupplyOn を利用して注文を管理・処理する際に利用できるオプションについてご説明します。
注文へのアクセス
各注文ごとに、メールでリンクが送信されます。このリンクを使用すれば、いつでも注文内容にアクセスし、 PDF のダウンロードや注文の確認など、利用可能なすべての機能をご利用いただけます。手続きを進めるには、メール内の「注文へのリンク」をクリックしてください。
注：Eメールアクセス方式では、受注履歴の全体概要は表示されませんので、各注文へのリンクが記載されたメールは必ず保存しておいてください！
メール内のボタンをクリックした後、初回登録時に設定したパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。すると、ご注文の概要が表示されます。
注文データの確認
「注文明細」タブには、注文に関するすべての関連情報とすべての明細項目が表示されます：
- 品目
- 材料の説明
- 明細の詳細
- 割増金およびリベート
- スケジュール行
- サプライヤーの回答
注文を開き、「ヘッダー詳細」タブをクリックすると、関連する注文データの概要を確認できます：
ここでは、以下の情報を一目で確認できます：
- 日付
- 参照情報および指示
- リンク
- 配送および請求書のステータス
- 金額と通貨
「関係者」タブをクリックすると、連絡先情報の概要を確認できます。ここでは、以下の連絡先情報をご覧いただけます：
- …顧客の
- …受取人の連絡先
- およびサプライヤーであるご自身の情報
「添付ファイル」タブを開くと、顧客に関連する添付ファイルの概要を確認できます。ここでは、添付ファイルをダウンロードしたり、顧客に添付ファイルをアップロードしたりできます。
- 添付ファイルのダウンロードおよびアップロード
- 添付ファイルの削除（自身のもののみ）
サプライヤー参照番号
「サプライヤー参照番号」フィールドは個別の参照フィールドであり、ここに自社の注文番号または依頼番号を入力してください。この入力により、貴社と顧客が注文を照合しやすくなります。
注文の確認
- メール内のリンクから注文を開いてください。内容を確認後、「そのまま確認」をクリックし、サプライヤー参照番号を入力して「保存して送信」をクリックしてください。注文の変更が確認されるまでは、発注書のデータを請求書に転送することはできません。
- 変更を加えて注文を確認することも可能です。注文を開き、「変更を加えて返信」を選択してください。ここでは、以下のデータを変更できます：
- 納期
- 納入数量
- 価格単位あたりの単価
- また、部分数量ごとに異なる納期を設定して、納品を分割することも可能です。「納品を分割」をクリックすると、別の納期とそれに対応する部分数量を入力するオプションフィールドが表示されます。この操作は何度でも繰り返すことができます。追加された行は、「削除」ボタンをクリックすることでいつでも削除できます。
- その後、サプライヤー参照番号を入力し、「保存して送信」をクリックします。
- これで、顧客は SupplyOn 経由で電子的に確認通知を受け取ります。変更内容を有効にするには、顧客が注文変更を送信する必要があります。この注文変更についても、貴社側で確認を行う必要があります。注文変更が確認されるまでは、発注書のデータを請求書に転送することはできません。
注文の確認状況
サプライヤーである貴社は、まだ注文を確認していません。現在の注文ステータスは「未応答」です。
- 注文をそのまま承認した場合、ステータスは「承認済み」に変わります。
- 変更を加えて注文を確認した場合は、ステータスが「変更済み」に変わります。
いずれの場合も、確認内容は顧客に直接通知されます。顧客から注文の変更が送信されると、ステータスの色が赤に変わります。
顧客による注文変更
顧客から注文の変更が送信された場合、その変更内容は「ステータス」列にマークされます。
注文の変更は次のように表示されます：
- 赤色で強調表示された「変更済み」というステータス – これは一般的に注文が変更されたことを示します
- 変更内容を詳細に示す緑色の感嘆符
一般的に、顧客が注文の変更を送信する理由は以下の2つです：
- 顧客が、すでに送信済みの注文について事後的な変更を希望する場合：変更を含む注文を貴社が確認済みである場合
- その後、顧客が価格、数量、または納期を変更したい場合、注文変更通知が届きます：変更を加えて注文を確認した場合、顧客から変更後の注文が送信されます。
注文変更は、要求どおり、または変更を加えて確認する2つの方法があります。注文変更が確認されるまでは、発注書のデータを請求書に転送することはできません。
注文書の印刷、保存、およびダウンロード
このセクションには、発注書の記録およびアーカイブに関連するオプションが含まれています。
開いている注文画面から、その注文を印刷することができます。
注文書の印刷プレビューが表示され、その場で印刷するか、 PDF ファイルとして保存することができます。開いている注文画面から、注文書をダウンロードすることもできます。
その後、発注書は CSV ファイルとしてダウンロードできるようになります。
アクセス権の付与
「アクセス権の付与」ボタンを使用すると、1 人または複数の同僚にこの発注書へのアクセス権を付与できます。このボタンをクリックすると、同僚の氏名、メールアドレス、電話番号を入力できるページにリダイレクトされます。