In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen SupplyOn bei der Verwaltung und Abwicklung Ihrer Bestellungen bietet.
Zugriff auf Ihre Bestellung
Für jede Bestellung erhalten Sie per E-Mail einen Link. Über diese Links können Sie jederzeit auf Ihre Bestellung zugreifen und alle verfügbaren Optionen nutzen, wie z. B. den Download eines PDF s oder die Bestätigung Ihrer Bestellung. Um fortzufahren, klicken Sie bitte in Ihrer E-Mail auf „Link zur Bestellung“.
Hinweis: Bei der Variante „Zugriff per E-Mail“ gibt es keine allgemeine Übersicht über Ihre eingegangenen Bestellungen. Sie sollten daher die E-Mails mit dem Link zur jeweiligen Bestellung immer speichern!
Geben Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche in der E-Mail das Passwort ein, das Sie bei Ihrer ersten Registrierung festgelegt haben, und klicken Sie anschließend auf „Anmelden“. Sie sehen nun eine Übersicht über Ihre Bestellung.
Bestelldaten prüfen
Unter dem Reiter „Positionen“ sehen Sie alle relevanten Informationen zur Bestellung sowie alle Einzelposten:
- Positionen
- Materialbeschreibungen
- Einzelposten-Details
- Zuschläge und Rabatte
- Einteilungen
- Lieferantenantwort
Sie können sich einen Überblick über die relevanten Auftragsdaten verschaffen, indem Sie den Auftrag öffnen und anschließend auf die Registerkarte „Kopfdaten“ klicken:
Hier finden Sie auf einen Blick:
- Termine
- Referenz und Anweisungen
- Links
- Liefer- und Rechnungsstatus
- Werte und Währungen
Einen Überblick über die Kontaktdaten erhalten Sie, wenn Sie auf die Registerkarte „Parteien“ klicken. Hier finden Sie die Kontaktdaten:
- …des Kunden
- …des Empfängers
- sowie Ihre eigenen Daten als Lieferant
Sie erhalten einen Überblick über die relevanten Anhänge Ihres Kunden, indem Sie die Registerkarte „Anhänge“ öffnen. Dort können Sie Anhänge herunterladen und Anhänge für Ihren Kunden hochladen.
- Anhänge herunterladen und hochladen
- Anhänge löschen (nur Ihre eigenen)
Lieferantenreferenz
Das Feld „Lieferantenreferenz“ ist ein individuelles Referenzfeld, in das Sie Ihre eigene Auftrags- oder Anforderungsnummer eingeben sollten. Diese Angabe hilft Ihnen und Ihrem Kunden dabei, den Auftrag zuzuordnen.
Bestellung bestätigen
- Öffnen Sie die Bestellung über den Link in der E-Mail. Nachdem Sie diese geprüft haben, klicken Sie bitte auf „So bestätigen“, geben Sie die Lieferantenreferenz ein und klicken Sie auf „Speichern und senden“. Solange eine Bestelländerung nicht bestätigt wurde, können die Daten aus der Bestellung nicht in die Rechnung übernommen werden.
- Sie können eine Bestellung auch mit Änderungen bestätigen. Öffnen Sie die Bestellung und wählen Sie „Mit Änderungen antworten“. Hier können Sie folgende Daten ändern:
- Liefertermin
- Liefermenge
- Preis pro Preiseinheit
- Sie können die Lieferung auch aufteilen, indem Sie für Teilmengen unterschiedliche Liefertermine festlegen. Wenn Sie auf „Lieferung aufteilen“ klicken, öffnet sich ein Eingabefeld für einen weiteren Liefertermin und eine entsprechende Teilmenge. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Hinzugefügte Zeilen können zudem jederzeit durch Klicken auf die Schaltfläche „Löschen“ entfernt werden.
- Anschließend geben Sie Ihre Lieferantenreferenz ein und klicken auf „Speichern und senden“.
- Ihr Kunde erhält Ihre Bestätigung nun elektronisch über SupplyOn . Um Ihre Abweichungen zu aktivieren, muss Ihr Kunde eine Auftragsänderung senden. Diese Auftragsänderung müssen Sie ebenfalls bestätigen. Solange eine Auftragsänderung nicht bestätigt wurde, können die Daten aus der Bestellung nicht in die Rechnung übernommen werden.
Bestätigungsstatus der Bestellung
Sie als Lieferant haben Ihre Bestellung noch nicht bestätigt. Der aktuelle Bestellstatus lautet „Keine Antwort“.
- Haben Sie Ihre Bestellung unverändert bestätigt, ändert sich der Status in „bestätigt“.
- Haben Sie Ihre Bestellung mit Änderungen bestätigt, ändert sich der Status auf „geändert“.
In beiden Fällen wird die Bestätigung direkt an Ihren Kunden übermittelt. Wenn Ihr Kunde eine Änderung der Bestellung übermittelt, wechselt die Farbe des Status zu Rot.
Auftragsänderung durch Ihren Kunden
Wenn Ihr Kunde Ihnen eine Auftragsänderung sendet, werden die Änderungen für Sie in der Spalte „Status“ markiert.
Bestelländerungen werden wie folgt gekennzeichnet:
- dem Status „geändert“, der rot hervorgehoben ist – dies weist im Allgemeinen darauf hin, dass sich die Bestellung geändert hat
- grüne Ausrufezeichen, die die Änderungen im Detail anzeigen
Im Allgemeinen gibt es zwei Gründe, warum Ihr Kunde eine Auftragsänderung sendet:
- Ihr Kunde hat nachträgliche Änderungen bezüglich einer bereits gesendeten Bestellung: Sie haben die Bestellung mit den Änderungen bestätigt
- Wenn Ihr Kunde nachträglich den Preis, die Menge oder den Liefertermin ändern möchte, erhalten Sie eine Auftragsänderung: Wenn Sie einen Auftrag mit Änderungen bestätigt haben, sendet Ihr Kunde einen geänderten Auftrag.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Auftragsänderung wie gewünscht oder mit Änderungen zu bestätigen. Solange eine Auftragsänderung nicht bestätigt wurde, können die Daten aus der Bestellung nicht in die Rechnung übernommen werden.
Drucken, Speichern und Herunterladen einer Bestellung
Dieser Abschnitt enthält relevante Optionen zur Dokumentation und Archivierung von Bestellungen.
In der geöffneten Bestellung haben Sie die Möglichkeit, diese auszudrucken.
Es wird eine Druckvorschau der Bestellung angezeigt, und Sie können die Bestellung nun ausdrucken oder als „ PDF “-Datei speichern. Innerhalb der geöffneten Bestellung haben Sie die Möglichkeit, diese herunterzuladen.
Anschließend steht die Bestellung als CSV-Datei zum Herunterladen bereit.
Zugriff weitergeben
Über die Schaltfläche „Zugriff weitergeben“ können Sie einem oder mehreren Kollegen Zugriff auf diese Bestellung gewähren. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie die Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern Ihrer Kollegen eingeben können.