이 섹션에서는 SupplyOn 에서 주문을 관리하고 처리할 때 이용할 수 있는 다양한 옵션을 확인하실 수 있습니다.
주문 확인
각 주문마다 이메일로 링크가 발송됩니다. 이 링크를 통해 언제든지 주문 내역을 확인하고, PDF 다운로드나 주문 확인 등 제공되는 모든 기능을 이용할 수 있습니다. 계속 진행하려면 이메일에 있는 “주문 링크”를 클릭해 주십시오.
참고: 이메일 접속 방식의 경우, 수신된 주문에 대한 전체 목록이 제공되지 않으므로, 해당 구매 주문의 링크가 포함된 이메일을 항상 저장해 두시기 바랍니다!
이메일 내 버튼을 클릭한 후, 처음 가입 시 설정한 비밀번호를 입력하고 “로그인”을 클릭하십시오. 그러면 주문 내역이 표시됩니다.
주문 정보 확인
“주문 내역” 탭에서 주문 및 모든 세부 항목에 대한 모든 관련 정보를 확인할 수 있습니다:
- 품목
- 자재 설명
- 세부 내역
- 추가 요금 및 리베이트
- 일정 항목
- 공급업체 응답
주문을 열고 "헤더 세부 정보" 탭을 클릭하면 관련 주문 데이터의 개요를 확인할 수 있습니다:
여기서 다음 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다:
- 날짜
- 참조 및 지침
- 링크
- 배송 및 청구서 상태
- 금액 및 통화
"당사자" 탭을 클릭하면 연락처 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다. 여기에서 다음 연락처 정보를 확인할 수 있습니다:
- …고객의
- …수취인의
- 및 공급업체인 귀사의 정보
“첨부 파일” 탭을 열면 고객의 관련 첨부 파일을 한눈에 확인할 수 있습니다. 이곳에서 첨부 파일을 다운로드하거나 고객에게 첨부 파일을 업로드할 수 있습니다.
- 첨부 파일 다운로드 및 업로드
- 첨부 파일 삭제 (본인의 파일만)
공급업체 참조 번호
“공급업체 참조” 필드는 개별 참조 필드로, 여기에 귀사의 주문 번호 또는 요청 번호를 입력해야 합니다. 이 정보를 입력하면 귀사와 고객사가 주문을 정확히 대조하는 데 도움이 됩니다.
주문 확인
- 이메일에 포함된 링크를 통해 주문을 열어주세요. 내용을 확인한 후 “현재 상태로 확인”을 클릭하고 공급업체 참조 번호를 입력한 뒤 “저장 및 전송”을 클릭하세요. 주문 변경 사항이 확인되지 않은 상태에서는 구매 주문서의 데이터를 청구서로 전송할 수 없습니다.
- 변경 사항을 반영하여 주문을 확정할 수도 있습니다. 주문을 열고 “변경 사항 반영 후 응답”을 선택하십시오. 여기에서 다음 데이터를 변경할 수 있습니다:
- 납품일
- 납품 수량
- 가격 단위당 가격
- 부분 수량에 대해 서로 다른 배송일을 설정하여 배송을 분할할 수도 있습니다. “배송 분할”을 클릭하면 다른 배송일과 해당 부분 수량을 입력할 수 있는 입력란이 열립니다. 이 과정을 원하는 만큼 반복할 수 있습니다. 추가된 항목은 “삭제” 버튼을 클릭하여 언제든지 삭제할 수 있습니다.
- 그 후 공급업체 참조 번호를 입력하고 “저장 및 전송”을 클릭하십시오.
- 이제 고객은 SupplyOn 을 통해 전자적으로 확인서를 받게 됩니다. 귀사의 변경 사항을 적용하려면 고객이 주문 변경 요청을 보내야 합니다. 귀사에서도 이 주문 변경 요청을 확인해야 합니다. 주문 변경 요청이 확인되지 않은 상태에서는 구매 주문서의 데이터를 청구서로 이전할 수 없습니다.
주문 확인 상태
공급업체인 귀사는 아직 주문을 확인하지 않았습니다. 현재 주문 상태는 ‘응답 없음’입니다.
- 주문을 변경 없이 그대로 확인하셨다면, 상태가 ‘확인됨’으로 변경됩니다.
- 주문을 변경하여 확인하신 경우, 상태는 ‘변경됨’으로 변경됩니다.
두 경우 모두 확인 내역이 고객에게 직접 전달됩니다. 고객이 주문 변경 요청을 보내면 상태 표시 색상이 빨간색으로 바뀝니다.
고객의 주문 변경
고객이 주문 변경 사항을 보내면 ‘상태’ 열에서 해당 변경 사항이 표시됩니다.
주문 변경 사항은 다음과 같이 표시됩니다:
- 빨간색으로 강조 표시된 ‘변경됨’ 상태 – 이는 일반적으로 주문이 변경되었음을 나타냅니다
- 변경 사항을 상세히 보여주는 녹색 느낌표
일반적으로 고객이 주문 변경 요청을 보내는 데에는 두 가지 이유가 있습니다:
- 고객이 이미 발송된 주문에 대해 사후 변경 사항을 요청한 경우: 귀하가 변경 사항이 포함된 주문을 이미 확인한 경우
- 고객이 이후 가격, 수량 또는 배송일을 변경하고자 할 경우, 주문 변경 요청을 받게 됩니다: 변경 사항이 포함된 주문을 확인한 경우, 고객은 변경된 주문을 보내옵니다.
주문 변경 요청을 요청된 대로 또는 수정하여 확인하는 두 가지 방법이 있습니다. 주문 변경이 확인되지 않은 상태에서는 구매 주문서의 데이터를 청구서로 전송할 수 없습니다.
주문서 인쇄, 저장 및 다운로드
이 섹션에는 구매 주문서를 기록하고 보관하는 데 필요한 관련 옵션이 포함되어 있습니다.
열린 주문 내에서 해당 주문을 인쇄할 수 있습니다.
주문의 인쇄 미리보기가 표시되며, 주문을 바로 인쇄하거나 PDF( PDF ) 파일로 저장할 수 있습니다. 열린 주문에서 주문을 다운로드할 수 있습니다.
그러면 발주서를 CSV 파일로 다운로드할 수 있습니다.
접근 권한 부여
"전달" 버튼을 사용하면 한 명 이상의 동료에게 이 발주서에 대한 접근 권한을 부여할 수 있습니다. 이 버튼을 클릭하면 동료의 성명, 이메일 주소 및 전화번호를 입력할 수 있는 페이지로 이동합니다.