Nesta secção, irá descobrir quais são as opções que tem à sua disposição no site SupplyOn para gerir e tratar das suas encomendas.
Acesso à sua encomenda
Receberá um link por e-mail para cada encomenda. Pode utilizar estes links para aceder à sua encomenda a qualquer momento e tirar partido de todas as opções disponíveis, tais como descarregar um PDF ou confirmar a sua encomenda. Para continuar, clique em «Link para a encomenda» no seu e-mail.
Nota: Na variante de acesso por e-mail, não existe uma visão geral das suas encomendas recebidas, pelo que deve guardar sempre os e-mails com o link para a encomenda em questão!
Introduza a palavra-passe que criou quando se registou pela primeira vez, após clicar no botão presente no e-mail, e, em seguida, clique em «Iniciar sessão». Irá agora ver uma visão geral da sua encomenda.
Verificar os dados da encomenda
Verá todas as informações relevantes sobre a encomenda e todos os itens de linha no separador «Itens de linha»:
- Posições
- Descrições dos materiais
- Detalhes dos itens
- Sobretaxas e descontos
- Linhas de programação
- Resposta do fornecedor
Pode obter uma visão geral dos dados relevantes da encomenda abrindo a encomenda e clicando no separador «Detalhes do cabeçalho»:
Aqui poderá ver rapidamente:
- Datas
- Referência e instruções
- Links
- Estado da entrega e da fatura
- Valores e moedas
Pode obter uma visão geral dos dados de contacto clicando no separador «Partes». Aqui encontrará os dados de contacto:
- …do cliente
- …do destinatário
- e os seus próprios dados como fornecedor
Pode obter uma visão geral dos anexos relevantes do seu cliente abrindo o separador «Anexos». Aí, pode descarregar anexos e carregar anexos para o seu cliente.
- Descarregar e carregar anexos
- Eliminar anexos (apenas os seus)
Referência do fornecedor
O campo «Referência do fornecedor» é um campo de referência individual no qual deve introduzir o seu próprio número de encomenda ou de pedido. Esta entrada ajudará tanto a si como ao seu cliente a identificar a encomenda.
Confirmar uma encomenda
- Abra a encomenda através do link presente no e-mail. Após verificar os dados, clique em «Confirmar tal como está», introduza a referência do fornecedor e clique em «Guardar e enviar». Enquanto uma alteração à encomenda não for confirmada, os dados da ordem de compra não podem ser transferidos para a fatura.
- Também pode confirmar uma encomenda com alterações. Abra a encomenda e selecione «Responder com alterações». Aqui poderá alterar os seguintes dados:
- Data de entrega
- Quantidade de entrega
- Preço por unidade de preço
- Também pode dividir a entrega, definindo datas de entrega diferentes para quantidades parciais. Se clicar em «Dividir entrega», abre-se um campo opcional para outra data de entrega e uma quantidade parcial correspondente. Pode repetir este processo quantas vezes quiser. As linhas adicionadas também podem ser eliminadas a qualquer momento, clicando no botão «Eliminar».
- Em seguida, introduza a sua referência de fornecedor e clique em «Guardar e enviar».
- O seu cliente recebe agora a sua confirmação por via eletrónica através de SupplyOn . Para ativar os seus desvios, o seu cliente tem de enviar uma alteração à encomenda. Terá de confirmar também esta alteração à encomenda. Enquanto uma alteração à encomenda não for confirmada, os dados da ordem de compra não podem ser transferidos para a fatura.
Estado de confirmação da encomenda
Enquanto fornecedor, ainda não confirmou a sua encomenda. O estado atual da encomenda é «sem resposta».
- Se tiver confirmado a sua encomenda tal como está, o estado passará a «confirmado».
- Se tiver confirmado a sua encomenda com alterações, o estado passará a «alterado».
Em ambos os casos, a confirmação será transmitida diretamente ao seu cliente. Quando o seu cliente enviar uma alteração à encomenda, a cor do estado mudará para vermelho.
Alteração do pedido pelo seu cliente
Se o seu cliente lhe enviar uma alteração ao pedido, as alterações serão assinaladas para si na coluna «Estado».
As alterações ao pedido são assinaladas com:
- o estado «alterado», que aparece destacado a vermelho – indica geralmente que a encomenda foi alterada
- pontos de exclamação verdes que mostram as alterações em detalhe
Em geral, existem duas razões pelas quais o seu cliente envia uma alteração à encomenda:
- O seu cliente tem alterações tardias relativas a uma encomenda que já tinha sido enviada: já confirmou a encomenda com as alterações
- Se o seu cliente pretender posteriormente alterar o preço, a quantidade ou a data de entrega, receberá uma alteração à encomenda: Se tiver confirmado uma encomenda com alterações, o seu cliente envia uma encomenda alterada.
Existem duas formas de confirmar a alteração da encomenda: tal como solicitada ou com alterações. Enquanto uma alteração da encomenda não for confirmada, os dados da nota de encomenda não podem ser transferidos para a fatura.
Impressão, gravação e descarregamento de uma encomenda
Esta secção contém opções relevantes para documentar e arquivar ordens de compra.
No pedido aberto, tem a possibilidade de o imprimir.
É apresentada uma pré-visualização de impressão da encomenda e pode imprimi-la agora ou guardá-la como um ficheiro d PDF . Na encomenda aberta, tem a possibilidade de a descarregar.
Posteriormente, a ordem fica disponível para descarregar como um ficheiro CSV.
Partilha de acesso
Com o botão «Acesso avançado», pode conceder acesso a esta encomenda a um ou mais colegas. Ao clicar no botão, será redirecionado para uma página onde pode introduzir os nomes próprios e apelidos, endereços de e-mail e números de telefone dos seus colegas.