In diesem Artikel erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Funktionalität und Konfiguration des Service "Collaboration Folders" aus Kundensicht.
Nutzen und Anwendungsbereich
Das Hauptziel von "Collaboration Folders" ist es:
- Kunden die Erstellung virtueller Projekträume zu ermöglichen, in denen der Informationsaustausch während eines laufenden Projekts stattfindet:
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Kunden können Projekträume (Kollaborationen) anlegen und für jede Kollaboration eine komplexe Projektordnerstruktur definieren. Darüber hinaus können für jeden Ordner Authentifizierungs- und Benachrichtigungseinstellungen definiert werden. Alle eingeladenen Kunden- und Lieferantenbenutzer können – je nach ihrer Berechtigung – am Projektordner teilnehmen.
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- Kunden den Austausch von Dateien zwischen verschiedenen Parteien (Kunde oder Lieferant) „ad hoc” zu ermöglichen:
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Kunden können eine Kollaboration mit einem oder mehreren Austausch-Ordnern anlegen und eine einfache Ordnerstruktur definieren. Es gibt bei jedem Ordner die Möglichkeit, Authentifizierungs- und Benachrichtigungseinstellungen zu konfigurieren sowie einzelne Partner für den Dateiaustausch festzulegen.
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Rollen und Berechtigungen (Einkäufer)
Schritt 1: Business Service Zuordnung
- Name des Business Service: Collaboration Folders Buyer
- Kurzname des Business Service: BS_CFOLDER_BUYER
Schritt 2: Rollenzuweisung
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Rollenname: CollFoldersBuyerUser (Kollaborationen aus Vorlagen anlegen, Arbeiten mit Kollaborationen)
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Rollenname: CollFoldersAdmin (Anlegen flexibler Felder, Gruppen anlegen und Benutzer zuweisen)
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Rollenname: CollFoldersDesigner (Vorlagen anlegen und bearbeiten)
Handling auf Käuferseite (Beispiel)
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Als Kunde erstellen Sie eine neue Kollaboration und ordnen einem Ordner in der Ordnerstruktur einen oder mehrere Lieferanten zu.
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Sie laden Dateien für den (die) Lieferant(en) hoch.
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Der Lieferant checkt eine der Dateien aus, bearbeitet diese und lädt die Datei wieder in denselben oder einen anderen Ordner (auf den er Zugriff hat) hoch.
| Projektraum | Vorteile |
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E-Mail Benachrichtigungen
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Beim Anlegen einer Kollaboration wird zunächst automatisch ein Hauptordner erstellt. Benutzer, Gruppen und Lieferanten, die zur Teilnahme an diesem Hauptordner eingeladen wurden, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn:
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Sich nach Veröffentlichen der Kollaboration deren Status von „Entwurf” zu „aktiv” ändert
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Eine Datei in den Ordner hochgeladen wurde
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Eine Datei in dem Ordner aktualisiert wurde
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Ein Link zu dem Ordner eingerichtet wurde
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Eine Datei oder ein Link gelöscht wurde
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Die Kollaboration abgeschlossen ist
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Beim Anlegen einer Kollaboration und Hinzufügen einer Ordnerstruktur können Benutzer, Gruppen und Lieferanten zur Teilnahme an jedem beliebigen Ordner eingeladen werden und erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn:
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Eine Datei in den Ordner hochgeladen wurde
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Eine Datei in dem Ordner aktualisiert wurde
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Ein Link zu dem Ordner eingerichtet wurde
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Eine Datei oder ein Link gelöscht wurde
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Die Kollaboration abgeschlossen ist
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