Diversos processos podem ser mapeados no SupplyOn Document Management. Os três cenários mais comuns são apresentados de seguida.
Cenário 1 (orientado para o cliente)
O cliente disponibiliza um novo documento para o qual não é necessária uma resposta do fornecedor (por exemplo, distribuição de diretrizes). O fornecedor recebe uma notificação por correio eletrónico de que um novo documento está à sua espera.
Ao criar o documento, o cliente pode indicar um ou mais fornecedores que devem receber uma notificação por e-mail sobre o documento novo ou modificado. O fornecedor vai buscar o documento à SupplyOn Document Management sempre que necessário.
Cenário 2 (orientado pelo cliente)
O cliente disponibiliza um novo documento ao fornecedor e espera que este seja aceite ou rejeitado. Em alternativa, o cliente exige que o fornecedor envie um documento específico como resposta ao pedido de informação.
Neste cenário, existem as seguintes opções:
Confirmação dentro de um período específico (data de vencimento)
Um ou mais lembretes enviados por correio eletrónico
Aceitação automática após o prazo
Cenário 3 (orientado pelo fornecedor)
O fornecedor pode utilizar um modelo de vendedor de Gestão Documental para criar documentos ou pedidos do fornecedor para enviar ao cliente. O modelo é criado pela consultoria SupplyOn. O comprador recebe o documento/pedido através do backend.
Se se tratar de um pedido, o cliente pode enviar respostas. A resposta do cliente será mostrada ao fornecedor nos separadores "abrir/novo" e "todos" do fornecedor e é referenciada ao pedido na coluna da tabela "documentos enviados".